Escriturar es un paso imprescindible para la adquisición de cualquier inmueble y para la protección del patrimonio en general. Es, ni más ni menos, un acto que garantiza ante terceros que la propiedad escriturada es de titularidad de quien suscribe.

Durante el proceso de la escritura un notario o funcionario público firma el título y procede a corroborarlo en el Registro de la Propiedad del Inmueble. En esta instancia, se genera la versión original del documento, pero, en caso de perderlo, es sumamente viable sacar una copia.

Otra buena noticia es que, si se pierde la escritura de una propiedad, el sistema notarial argentino permite solicitar copias de ulterior grado las veces que sean necesarias. 

Ahora bien, ¿por dónde empezar? y lo más importante ¿cómo es el procedimiento? Veámoslo: 

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Solicitar la copia de la escritura notarial 

El punto de partida tendrá que ver justamente con elevar el pedido. Y en este caso, hay dos datos sumamente importantes a tener en cuenta, porque de ellos dependerá a quién se contactará para hacer la solicitud de la copia: 

• Fecha en la cual se escrituró la propiedad.
• Nombre completo y registro del escribano a cargo (vale aclarar que el registro es el número que le asigna el Estado al profesional para ejercer y no así la matrícula que le otorga el Colegio de Escribanos)

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Dirigirse al escribano o al Archivo de Protocolos Notariales

Dependiendo de los datos que se manejen, la copia del título de propiedad podrá solicitarse a un determinado organismo o persona. 

• Si la escritura se hizo hace menos de cinco años en la Ciudad de Buenos Aires: la solicitud debe hacerse al escribano.
• Si la escritura se hizo hace más de cinco años: la solicitud deberá hacerse ante el Archivo de Protocolos Notariales, donde regularmente se depositan los documentos generados por las notarías con el único fin de resguardarlos.

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Aportar la documentación correspondiente 

Habiendo identificado a quién contactar para solicitar la copia, se deberá recurrir a cada uno con la documentación correspondiente:

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• Si se va a solicitar la copia a un escribano: 

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1. Acercarse a la escribanía pertinente con DNI en mano.
2. El escribano verificará tu identidad y registrará los motivos de la solicitud en cuestión.
3. El escribano entregará una copia del título de propiedad y dejará asentada dicha entrega.

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• Si se va a solicitar la copia ante el Archivo de Protocolos Notariales: 

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1. En este caso, contar con una fotocopia de la escritura original puede facilitar mucho la búsqueda, así como también un informe de dominio emitido por el Registro de la Propiedad del Inmueble.
2. El solicitante puede acudir personalmente a realizar el trámite o decidir delegar esta tarea en su escribano.
3. El escribano presentará una nota que llevará la firma de la solicitante certificada notarialmente indicando que la persona es quien dice ser y tiene interés legítimo en solicitar la copia.
4. Al recibir el pedido, el sistema realizará una doble verificación para corroborar lo expuesto por el escribano.
5. Se procederá a hacer entrega de la copia.

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¿Qué hacer si no cuento con los datos básicos de la escritura o del notario?

Si no se recuerda la fecha en la cual se escrituró la propiedad o no se cuenta con los datos del escribano, también es posible hacer un rastreo. Esta vez, ante el Registro de la Propiedad Inmueble, cuya función es posibilitar el conocimiento de la situación jurídica registral de los bienes inmuebles y su disponibilidad jurídica por las personas.

Así, el Registro de la Propiedad Inmueble sencillamente solicitará determinados datos personales y de la propiedad para identificar a la persona que la escrituró. Este informe no se puede presentar en forma urgente y el trámite de despacho demora aproximadamente seis días hábiles.

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Como hemos visto, recuperar la escritura de una propiedad en nuestro país implica indefectiblemente una búsqueda en la cual intervienen distintos actores. No es un rastreo imposible, pero su éxito dependerá de la información con la que se cuente. Por eso, para resguardar dicha información y acceder rápidamente a ella, lo que se recomienda es hacer copias digitales de la escritura y del contrato de compraventa y archivarlos en la nube o en cualquier dispositivo de almacenamiento para tener acceso directo en caso de requerir una copia del documento original.